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申办国际会议的工作流程图及程序规范
发布时间:2013-11-05 浏览次数:

 

申办国际会议的工作流程图及程序规范

  

申报、审批国际会议的程序及规范 

程序及步骤

操作规范

注意事项及要求

一、主(承)办单位向校外事处申报步骤: 为获得市外事主管部门对本单位拟举办的国际会议的批准 校外事处联系电话:68486812

 

电邮:wsc@cqmu.edu.cn

1、提交资料 到校外事处提交:①校科研处同意召开此次会议的批件;②《XXXX年度在渝举办国际会议计划表》;③《参会外国人名单》;④《请示报告》;《相关背景资料》 1、先与校外事处电话预约提交时间;

 

2、提交时留下经办人的电话号码;

2、领取上行文

 

 

接通知后到校外事处领取本校给上级外事主管部门的立项申请  
3.、申办批件 到市外侨办涉外处递交上述材料 1、市外侨办涉外处电话:63850549

 

2、市外侨办地址:渝中区四新路33号(牛角沱立交桥,轻轨3号线出口旁)

3、在市外侨办主楼五楼渉外处递交

4.、领取批件 接校外事处通知后,到市外侨办领取同意召开国际学术会议的批复 校外事处要事前告知市外侨办渉外处何人前去领取

 

 

    主(承)办单位举办国际会议需事先分别向学校外事处、科研处和保卫处申报,提交相关手续,经审核批准后方可执行。申报程序由主(承)办单位在本处外事专管员指导下共同完成。

 

(在本程序末尾“请点击下载”处下载本申报审批所需的“填表样张”)

二、外国人来华邀请函的申办步骤: 为获取市外侨办出具的外国人来华邀请函 1、活动举办单位如需申办外国人来华邀请函,须提前一个月向校外事处提交请示文件;

 

2.、如无需申办,可直接进入程序三

1、提交资料 活动举办单位到校外事处提交请示文件1份,其内容包括:①邀请理由;②

 

被邀请人基本情况(即:姓名、性别、工作单位、来华目的、来访时间、停留时间、费用由谁支付等);被邀请人护照的复印件1份。

1. .活动举办单位须先与校外事处电话预约提交时间;

 

2、提交时,要留下经办人的电话号码。

2.、申办邀请函 校外事处向市外侨办涉外处申办邀请函  
3 领取邀请函 申办妥后,由校外事处通知活动举办单位前来领取领取邀请函。  
三、主(承)办单位向校科研处申报步骤: 获得上级科管部门对本单位拟举办的国际会议的批准和资助 校科研处联系电话68485555

 

电邮: kyc2004@cqmu.edu.cn

1、提交

 

 

向校科研处提交填写好的《国家自然科学基金

 

国际(地区)合作与交流项目申请书》申请报告(包括电子及纸质材料一式三份) 和申报材料。申请报告内容包括:

1、会议的中、英文名称;

2、会议的主办单位和承办单位;

3、办会目的、会议内容、相关背景介绍;

4、会议举办的时间、地点、会期;

5、参加会议的总人数、国外代表人数和国别;

6、举办会议的经费来源等。

7、联系人和联系办法。

《国家自然科学基金国际(地区)合作与交流项目申请书》由校科研处提供,并在其指导下填表和完成各项筹备工作。
2、审核 由校科研处对上述申请报告和申报材料的内容进行审核  
3、审批 校科研处审核符合要求后,上报校领导审批  
4、申请 校领导批准后,由校科研处向上级科管部门提交国际会议资助申请  
5、通知 校科研处获得资助批复后的三日内通知举办国际会议的主(承)办单位  
四、主(承)办单位向校保卫处申报步骤: 为获得上级安全部门的批准,以保证拟举办的国际会议参会人员的安全 校保卫处联系电话:68485199

 

电邮: bwc@cqmu.edu.cn

1、提交 到校保卫处提交《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》 1. 主办单位必须在会议举办前一周提交《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》;

 

2.《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》需在校保卫处指导下填写。

 

2、审批 由校保卫处对提交的呈报表进行审核和批准,报送上级安全部门,并做好会议举办地公安部门的协调事宜
3、获取 主(承)办单位在校保卫处.获取经保卫处批准的《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》

 

 

  校外事处制表

  请点击下载:

  样张1-《召开国际会议请示报告》

  样张2-《参会外国人名单》

  样张3-《国际会计划表》

  样张4-《国际会议安全工作呈报表》