国际学术会议
申办国际会议的工作流程图及程序规范
申报、审批国际会议的程序及规范
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程序及步骤 |
操作规范 |
注意事项及要求 |
| 一、主（承）办单位向校外事处申报步骤： | 为获得市外事主管部门对本单位拟举办的国际会议的批准 | 校外事处联系电话：68486812
电邮：wsc@cqmu.edu.cn |
| 1、提交资料 | 到校外事处提交：①校科研处同意召开此次会议的批件；②《XXXX年度在渝举办国际会议计划表》；③《参会外国人名单》；④《请示报告》；⑤《相关背景资料》 | 1、先与校外事处电话预约提交时间；
2、提交时留下经办人的电话号码； |
| 2、领取上行文
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接通知后到校外事处领取本校给上级外事主管部门的立项申请 | |
| 3.、申办批件 | 到市外侨办涉外处递交上述材料 | 1、市外侨办涉外处电话：63850549；
2、市外侨办地址：渝中区四新路33号（牛角沱立交桥，轻轨3号线出口旁） 3、在市外侨办主楼五楼渉外处递交 |
| 4.、领取批件 | 接校外事处通知后，到市外侨办领取同意召开国际学术会议的批复 | 校外事处要事前告知市外侨办渉外处何人前去领取 |
主（承）办单位举办国际会议需事先分别向学校外事处、科研处和保卫处申报，提交相关手续，经审核批准后方可执行。申报程序由主（承）办单位在本处外事专管员指导下共同完成。
（在本程序末尾“请点击下载”处下载本申报审批所需的“填表样张”）
| 二、外国人来华邀请函的申办步骤： | 为获取市外侨办出具的外国人来华邀请函 | 1、活动举办单位如需申办外国人来华邀请函，须提前一个月向校外事处提交请示文件；
2.、如无需申办，可直接进入程序三 |
| 1、提交资料 | 活动举办单位到校外事处提交请示文件1份，其内容包括：①邀请理由；②
被邀请人基本情况（即：姓名、性别、工作单位、来华目的、来访时间、停留时间、费用由谁支付等）；③被邀请人护照的复印件1份。 |
1. .活动举办单位须先与校外事处电话预约提交时间；
2、提交时，要留下经办人的电话号码。 |
| 2.、申办邀请函 | 校外事处向市外侨办涉外处申办邀请函 | |
| 3、 领取邀请函 | 申办妥后，由校外事处通知活动举办单位前来领取领取邀请函。 | |
| 三、主（承）办单位向校科研处申报步骤： | 获得上级科管部门对本单位拟举办的国际会议的批准和资助 | 校科研处联系电话：68485555
电邮： kyc2004@cqmu.edu.cn |
| 1、提交
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向校科研处提交填写好的《国家自然科学基金
国际(地区)合作与交流项目申请书》申请报告(包括电子及纸质材料一式三份) 和申报材料。申请报告内容包括： 1、会议的中、英文名称； 2、会议的主办单位和承办单位； 3、办会目的、会议内容、相关背景介绍； 4、会议举办的时间、地点、会期； 5、参加会议的总人数、国外代表人数和国别； 6、举办会议的经费来源等。 7、联系人和联系办法。 |
《国家自然科学基金国际(地区)合作与交流项目申请书》由校科研处提供，并在其指导下填表和完成各项筹备工作。 |
| 2、审核 | 由校科研处对上述申请报告和申报材料的内容进行审核 | |
| 3、审批 | 校科研处审核符合要求后，上报校领导审批 | |
| 4、申请 | 校领导批准后，由校科研处向上级科管部门提交国际会议资助申请 | |
| 5、通知 | 校科研处获得资助批复后的三日内通知举办国际会议的主（承）办单位 | |
| 四、主（承）办单位向校保卫处申报步骤： | 为获得上级安全部门的批准，以保证拟举办的国际会议参会人员的安全 | 校保卫处联系电话：68485199
电邮： bwc@cqmu.edu.cn |
| 1、提交 | 到校保卫处提交《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》 | 1. 主办单位必须在会议举办前一周提交《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》；
2.《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》需在校保卫处指导下填写。
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| 2、审批 | 由校保卫处对提交的呈报表进行审核和批准，报送上级安全部门，并做好会议举办地公安部门的协调事宜 | |
| 3、获取 | 主（承）办单位在校保卫处.获取经保卫处批准的《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》 |
校外事处制表
请点击下载：
样张1-《召开国际会议请示报告》
样张2-《参会外国人名单》
样张3-《国际会计划表》
样张4-《国际会议安全工作呈报表》
